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Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft

DigitalisierungsdreieckIn vielen Branchen schreitet die Digitalisierung voran. Nicht selten überschlagen sich Begrifflichkeiten wie "disruptiver Wandel" und "tiefgreifender Veränderungsprozess". Auch im Bereich der Immobilienwirtschaft werden Konzepte und Technologien im Bereich der Digitalisierung aktiv diskutiert.

Anwendungen finden sich meist, nicht besonders überraschend, im Bereich techniknaher Leistungen. So zeigen Entwicklungen wie Building Information Management (abgekürzt: BIM; darunter ist eine Arbeitsmethode zu verstehen, die es ermöglicht, Bauwerke über ihren gesamten Lebenszyklus mit all ihren relevanten Informationen digital abzubilden) deutliche Verbesserungen im Bereich der Projektentwicklung und -planung. Aber auch so mancher Immobilienverwalter setzt bereits im buchhalterischen Bereich auf digitale Elemente. Daran docken meist weitere digitale Bausteine an, die die Immobilienverwalter als besonders digitalisierungsaffin erscheinen lassen.

Diese Beobachtungen lassen sich leicht vor dem Hintergrund des obigen Digitalisierungsdreiecks erläutern. Immer dann, wenn betriebliche Abläufe regelmäßig wiederkehrend sind und hohe Ähnlichkeit besitzen, eignen sie sich gut für Digitalisierung. Der Sockel setzt meist auf einer Technologie, also einer Mischung als Hard- und Software, auf, die dann aber mit Handlungsmustern interagieren muss. Hierbei sind die Mitarbeiter einer Firma in der Immobilienwirtschaft ebenso gefragt, wie die dahinter stehenden Abläufe und Strukturen. Auch in der Immobilienwirtschaft gilt die Bitcom-Regel: "Schlechte Prozesse sind nach der Digitalisierung schlechte digitale Prozesse". Digitalisierung wird deswegen in der Presse oft als disruptiv begriffen, weil sie tiefgreifende Veränderungen nach sich zieht, die über finanzielle Budgets für die Ersteinrichtung und den Betrieb hinaus gehen.

Bei der Digitalisierung werden die Aufbau- und Ablauforganisationen in der Firma angepasst und stärker auf den Kunden ausgerichtet. Neue Partner können gewonnen werden. Diese haben bereits bei der Grundrisserstellung nicht unerhebliche Marktanteile gewonnen und werden von allen Berufsprofilen in der Branche genutzt, obwohl konservative Marktbegleiter diese Entwicklung durchaus auch als Wettbewerb empfinden könnten.

Sicher ist, dass die verschiedenen Tätigkeitsprofile in der Immobilienwirtschaft unterschiedlich affin für Digitalisierung sind. Denn Verwalter werden andere Prozesse digital standardisieren können, als Makler, die Digitalisierung wesentlich zur Kommunikation und Beschleunigung von Abstimmungsprozessen verwenden. Sachverständige wiederum können Datenbanken noch effizienter nutzen.

Aber Digitalisierung hat auch ihre Grenzen, die einerseits wirtschaftlich und andererseits rechtlich gezogen werden. Das Thema Datenschutz wird zunehmend relevant und nicht jede Investition ist auch mit zusätzlichem Umsatz verbunden. Ebenso wie zentrale Entwicklungen nicht "verschlafen" werden sollen, muss nicht jeder Trend mitgemacht werden. Um diese goldene Mitte mit dem Status quo abzugleichen, hat das CRES im Sommer 2016 eine sehr offen formulierte Digitalisierungsumfrage durchgeführt.

Knappe Ergebniszusammenfassung

Die Rücklaufquote der Umfrage ist leider sehr gering ausgefallen. Von den rund 6.000 angeschriebenen Mitgliedern des IVD wurden 104 valide Fragebögen ermittelt. Als zentrales Problem stellte sich die bewusst offen formulierte Antwortform im Fragebogen dar. Im Gegensatz zu anderen Umfragen, war es nicht das Ziel, Vorgaben für Antwortmöglichkeiten zu machen, sondern umgekehrt zu ermitteln, wie die IVD-Profis das Thema Digitalisierung tatsächlich wahr nehmen.

Altergruppen der Befragten in der DigitalisierungsumfrageDie Teilnehmer der Umfrage stammen zu zwei Dritteln aus der Gruppe der Makler und zu einem Drittel von Verwaltern. Zudem nahmen 5 Sachverständige an der Umfrage teil. Die Unternehmen wurden folgend in drei Größenklassen nach Umsatz und Mitarbeiterzahl eingeteilt. Die beigefügte Tabelle zeigt, dass in keiner Gruppe die Mitarbeiter mehrheitlich den "digital natives" zugerechnet werden können.

Damit zeigen sich doppelseitige Herausforderungen in der Personalentwicklung. Um fachlich-inhaltlich qualifizierte Mitarbeiter nicht auf dem Weg zu verlieren, muss die Einführung neuer Abläufe und Technologien altersgerecht begleitet werden. Gleichermaßen müssen jüngere, technikaffine Mitarbeiter in ihren Sozialkompetenzen gecoacht werden, um die Zusammenarbeit in der Gruppe erfolgsorientiert zu gestalten.

Digitale Anforderungen

Die Unternehmen wurden befragt, welche digitalen Anforderungen sie für die Zukunft sehen. Hier gaben alle Gruppen überwiegend kommunikative Aspekte an. Für mittelgroße und große Verwalter dominierten zudem digitale Zusatzservices. Hier wurde von einzelnen Verwaltern ergänzend genannt, dass bei der Digitalisierung Mehraufwand auf sie zukäme. So gibt es nicht wenige Verwalter, die neben einer Homepage auch über ein digitales Kundenportal verfügen. Dennoch führt dies nicht zu einer Kostenersparnis. Das dort geführte Beschlussbuch oder die online einsehbaren Versammlungsprotokolle werden doppelt bereit gestellt und ergänzen den schriftlichen Postversand, statt ihn zu ersetzen.

Digitale Inputs

Verwalter nutzen als Dienstleistungen / Inputs vor allem buchhalterische Elemente und Schnittstellen im Zahlungsverkehr. Daneben greifen sie auf Anwendungen im Bereich von Heizkosten und Zählerständen zu.

Für Immobilienmakler dominieren Services mit Grundrissen. Auf dem zweiten Platz der Nennungen finden sich virtuelle und 3D-Rundgänge. 2 Makler arbeiten mit professionell von Dritten erstellten Luftbildern, während 2 weitere angaben, dass sie Marktdatenbanken nutzen.

Digitale Prozesse und Outputs

Beide Gruppen verfügen über CRM-Systeme oder ähnliche Datenbanken. Makler nutzen verstärkt digitale Besichtigungsprotokolle, während Verwalter beginnen auch bei der Betriebskostenabrechnung und der Belegprüfung digitaler zu werden. Hier werden Prüfverfahren und Visualisierungen eingesetzt.

Chancen und Risiken

Bei den Chancen wurden folgende Aspekte genannt:

  1. bessere Prozesse
  2. Zeitersparnis
  3. Alleinstellungsmerkmal
  4. Arbeitserleichterung
  5. mehr Transparenz

Die meistgenannten Risiken lauten:

  1. Datenschutz / Hacking
  2. Leistung wird austauschbar / beliebig
  3. Abhängigkeit

So sehen viele Teilnehmer der Umfrage auch Risiken. Nennenswert ist jedoch, dass die genannte Zeitersparnis in (für den Kunden nicht sichtbaren) Arbeitsprozessen nicht notwendigerweise in Personalreduktion münden muss. Hier sehen manche Makler und Verwalter auch bewusst mehr Zeit, die sie mit dem Kunden verbringen können und so zur Bindung und Akquise beitragen können.

Chancen bei der Verwaltung von Objekten mit geringen Einheiten scheinen noch nicht erkannt worden zu sein, obgleich rund die Hälfte der Verwalter keine Angebote an WEGs mit weniger als 10 Einheiten versendet (siehe Verwalterentgeltstudie).

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